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Microsoft Excel : qu'est-ce que c'est et pourquoi l'utiliser ?

Excel est un logiciel qui fait partie de la suite bureautique Office, créée par Microsoft au début des années 1980. Depuis, le célèbre logiciel à cases a connu un énorme succès et reste inégalé, surtout au sein des entreprises.

Excel permet la création de tableaux, de calculs automatisés, de plannings, de graphiques ou encore de bases de données poussées. On appelle ce type de logiciel un tableur. L'utilisateur peut créer des tableaux et y intégrer des formules mathématiques. Ces dernières permettent de mettre à jour automatiquement les valeurs, même lorsque l'on modifie des données, au fur et à mesure.

Il existe tout un tas d'application et d'utilisation possibles d'Excel, depuis le tableau basique jusqu'à la base de données ou de graphique poussée. Utiliser Excel en entreprise permet tout d'abord de gagner en productivité, d'éviter les erreurs humaines. Un employé peut par exemple créer des graphiques qui mettent en image des données. Les tableaux créés sur le logiciel peuvent contenir par exemple des prévisions financières, des budgets, des analyses financières, des tableaux de bord, des fiches produits, des gestions de stock... Excel est aussi très utile pour l'édition de factures. C'est pourquoi cet outil est par exemple très utilisé par les comptables, les banquiers, les responsables marketings, les managers, les ingénieurs, les développeurs web, mais aussi les commerçants et artisans.

Pour reconnaitre un fichier Excel en un clin d'œil, il suffit de regarder son extension : elle sera en .xlsx. Bien qu'il s'agisse d'un logiciel créé et appartenant à Microsoft, il est compatible sur différents systèmes d'exploitation : Windows bien sûr, mais aussi macOS, Android ou encore Linux.

S'il peut de prime abord paraitre un peu complexe, Excel est finalement assez simple à utiliser, tout comme Word. Il est de nos jours très important de savoir utiliser Excel dans le monde professionnel. Pour certains postes de gestion, l’utilisation parfaite du logiciel Excel est un grand atout et peut même être tout simplement indispensable.

Progresser sur la formation Excel avec son prof

Pour débuter les cours, il vous faudra bien entendu posséder un ordinateur et le logiciel Excel. Vous pourrez ainsi vous entrainer de votre côté, sans compter sur l'ordinateur de votre enseignant, qu'il n'amènera d'ailleurs pas forcément, en fonction du lieu. De plus, si la formation ne se déroule pas en présentiel, vous devrez obligatoirement utiliser un ordinateur.

Durant chaque cours à domicile, celui-ci écoutera vos objectifs et vous fera faire des exercices. Lors du premier cours, il établira d'abord un premier bilan de votre niveau, pour voir quelles fonctionnalités vous maitrisez déjà et quelles sont vos compétences actuelles. Il vous demandera aussi votre avis sur ce que vous êtes capable de faire, quelles sont vos envies et vos objectifs à atteindre. Votre coach en informatique apprendra ensuite plus sur le fonctionnement d'Excel, les menus et sous-menus, où trouver telle ou telle fonction. En fonction de vos demandes, il orientera ses cours plutôt vers la compilation de données, la facturation, les graphiques, etc. Il peut aussi vous donner des cours plus généraux pour maitriser un peu de tout, ou juste vous fournir une initiation, qui pourra ensuite déboucher sur une formation complète si la question vous intéresse vraiment. En à peine quelques cours, vous aurez déjà un certain niveau : même si Excel peut faire peur de prime abord, il s'agit finalement d'un logiciel assez intuitif.

Les professeurs Superprof spécialisés en informatique peuvent aussi organiser d'autres formations en parallèle : sur Word, PowerPoint, ou encore Photoshop ou Outlook.

Bien comparer et choisir son cours d'Excel

Les professeurs sur Superprof qui pourront vous enseigner l'art d'Excel seront à coup sûr des étudiants spécialisés ou des professionnels exerçant en Suisse. Il y a de fortes chances pour qu'ils s'y connaissent globalement en informatique, ou encore qu'ils utilisent Excel au quotidien dans leur travail. Autant dire que le logiciel n'aura aucun secret pour eux. Les profs seront aussi sans doute à même de vous aider sur l'ensemble de la suite bureautique Office de Microsoft, notamment sur Word et PowerPoint.

Sachez en outre qu'il existe des certifications Excel, notamment le certificat TOSA® (Test On Software Applications), qui est un standard d'évaluation et de certification des compétences bureautiques. En fonction du score réalisé (noté sur 1000), la personne testée peut obtenir différents niveaux à ce certificat :

• De 0 à 350 : niveau Initial. Connaissances limitées des fonctionnalités de base.
• De 351 à 550 : niveau Basique. Connaissances des fonctionnalités de base pour réaliser des tâches simples.
• De 551 à 725 : niveau Opérationnel. Aptitudes professionnelles, maitrise de toutes les fonctions principales.
• De 726 à 875 : niveau Avancé. Très bonne maitrise, y compris dans les fonctionnalités avancées.
• De 876 à 1 000 : niveau Expert. Connaissance complète de l'ensemble des fonctionnalités du logiciel.

Vous pouvez donc vérifier auprès des professeurs qui vous intéressent s'ils ont passé ce certificat, et si oui, quel niveau ils ont obtenu.

Nous vous encourageons donc à explorer en détail le profil de chaque enseignant après avoir lancé votre recherche sur la Suisse. Tout dépendra bien sûr de votre niveau de connaissances de base. Certains profs ne s'occupent que des débutants, d'autres aident les plus expérimentés à progresser toujours plus haut. Comparez donc les compétences, les domaines enseignés (informatique, Excel, Word, PowerPoint), la formation et le diplôme, le tarif horaire (en CHF), mais aussi les avis laissés par les autres élèves.

Comme le cours se déroule obligatoirement sur un ordinateur (logiciel oblige !), même en cas de cours en présentiel, vous pouvez tout à fait choisir d'organiser les cours à distance, via webcam. Vous pourrez partager votre écran d'ordinateur avec votre prof qui suivra tous vos faits et gestes et pourra aussi vous expliquer les manipulations de son côté. Cela vous évitera notamment de payer les frais de déplacement de l'enseignant, et vous assurera d'économiser quelques francs CHF.

Il ne vous reste plus qu'à choisir le lieu où organiser les cours ainsi que le professeur qui vous sera le plus adapté pour débuter votre formation. En deux temps trois mouvements, vous serez le roi ou la reine de la bureautique et de l'informatique.